Pedoman Persidangan PPNP

PEDOMAN PERSIDANGAN

LEMBAGA KEMAHASISWAAN POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP

BISMILLAHIRROMANIRRAHIIM

BAB I

PENDAHULUAN

Metode berarti cara. Sedangkan persidangan dapat diartikan sebagai suatu forum yang  menyelesaikan atau memecahkan suatu masalah. Jadi pengertian dari metode persidangan itu sendiri adalah cara menyelesaikan suatu masalah dalam suatu forum berdasarkan hal / agenda yang telah  dijadwalkan / dirumuskan sebelumnya.

Metode persidangan merupakan suatu metode yang dilakukan insan organisatoris dalam hal Membahas, merumuskan, memecahkan suatu permasalahan . sehingga acapkali  Persidangan seperti sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang ada didalamnya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.

BAB II

PERANGKAT PERSIDANGAN

Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :

1. Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.

2. Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.

3. Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
Perangkat pendukung lainnya adalah palu sidang, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending Sidang dan Peninjauan kembali. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.

BAB III

BENTUK PERSIDANGAN

Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain yaitu:

1.bentuk U / tapal kuda

2.bentuk lingkaran

3.bentuk berpanjar

4.bentuk komisi

BAB IV

SPESIFIKASI PERSIDANGAN

Spesifikasi persidangan. Ada 2 macam sidang, yaitu:
1.Sidang formal
Dalam sidang formal, semua komponen-komponen sidang harus terpenuhi.
2.Sidang informal
Sedangkan dalam sidang informal, tidak harus memenuhi semua komponen sidang.

                                                                     BAB V

KOMPONEN – KOMPONEN SIDANG

komponen-komponen sidang, antara lain:
1. Tempat atau ruang sidang
2. Waktu dan acara sidang
3. Peserta sidang
4. Perlengkapan sidang
5. Tata tertib sidang
6. Pimpinan dan sekretaris
Untuk sidang formal, keenam komponen tersebut semuanya harus dipenuhi. Sedangkan untuk sidang informal, tidak semua komponen tersebut harus dipenuhi. Biasanya yang tidak dipenuhi dalam sidang informal yaitu palu sidang dan notulen.

BAB VI

MACAM – MACAM SIDANG

macam-macam sidang dalam persidangan antara lain :

1.    Sidang Umum Yaitu sidang yang sudah diagendakan sebelumnya.

2.    Sidang Istimewa   Yaitu sidang yang membiacarakan masalah-masalah khusus.

3.    Sidang Luar Biasa Adalah sidang yang tidak terjadwalkan. Contohnya yaitu bila presiden meninggal dunia, maka akan dilaksanakan sidang luar biasa.

4.    Sidang pleno yaitu sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang untuk menetapkan dan mengesahkan hasil – hasil sidang. Termasuk kedalam kategori sidang  ini adalah : Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadwal, tata tertib dan pemilihan presidium sidang. Sidang pleno, biasanya di tengah persidangan untuk  mengesahkan      laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.

5.    Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh peserta terbatas (anggota komisi), sidang  ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, yang dipimpin oleh pimpinan komisi.

BAB VII

ISTILAH SIDANG

Ada beberapa istilah-istilah dalam sidang. Istilah-istilah tersebut adapun diantaranya:

1.    Pending

       Merupakan penundaan sidang juga, namun waktunya jauh lebih singkat. Skorsing sidang biasanya dilakukan pada saat masuk waktu ishoma

2.     Skorsing

. Yaitu penundaan sidang selama beberapa waktu tertentu.

3.    Interupsi

  Yaitu mengeluarkan pendapat tanpa ijin moderator dan memotong pembicaraan orang lain.

a.    Interupsi Poin of Order

Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.

b.  Interupsi Poin of Clarification

Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.

c.  Interupsi Poin of Information

Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.

d.  Interupsi Poin of Personal Previllage

Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan

          Catatan :

1.    Tidak ada interupsi diatas interupsi

2.    Tidak ada interupsi disaat sunyi”

3.    Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat

4.    Klarifikasi

                  Mengeluarkan statement / pernyataan tertentu yang bertujuan untuk memperbaiki   kesalahan. Klarifikasi dilakukan apabila terjadi kesalahpahaman tentang sesuatu.

5.    Find of order

    Penyampaian pendapat yang tidak berhubungan dengan sidang.

6.    Kuorum

                  Yaitu banyaknya jumlah peserta yang harus hadir untuk mencapai kesepakatan. Biasanya 2/3 dari keseluaruhan jumlah peserta.

7.     Peninjauan Kembali

                  Cara  untuk merubah sesuatu yang dianggap keliru.

8.    Perbaikan Redaksi

                  Penyampaian pendapat setelah opsi ditutup

9.     Opsi

              Penyampaian pendapat berupa solusi dari permasalahan

10.            Voting

          Merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan. Dengan menjumlah peserta yang dominan, atau ½ jumlah keseluruhan + 1 orang peserta.

11.           Lobying

                merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.

12.            Pencerahan

             merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalah fahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

BAB VIII

KETUKAN PALU SIDANG

Di samping istilah-istilah sidang yang perlu kita ketahui, kita juga perlu mengetahui makna dari ketukan palu sidang, karena palu sidang tidaklah diketuk tanpa makna. Ada 4 macam ketukan palu sidang berdasarkan banyaknya ketukan, yaitu:

A.  1 kali ketukan

          Berfungsi untuk mengesahkan keputusan yang bersifat sementara.

B.   2 kali ketukan

             Untuk menskorsing, pending,  PK dalam suatu forum

C.   3 kali ketukan

          Untuk mengesahkan keputusan yang sifatnya sah dan tidak dapat diganggu gugat serta           

          membuka sidang dan menutup sidang

D.  ketukan berkali-kali

            Untuk meminta perhatian peserta dan menegur peserta sidang yang ribut agar diam.

BAB IX

                                           PROSEDUR PENGALIHAN SIDANG

1.    Membuka dan menutup sidang :

a.     Membuka sidang

       “Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim, sidang resmi saya buka” Lalu ketuk  palu 3 kali.

b.    Menutup sidang

        “Dengan mengucapkan alhamdulillahirrabbilalamin, sidang resmi ditutup”

          Lalu ketuk palu 3 kali.

2.    Tata cara penyerahan / pengalihan sidang:

a.     Penyidang lama:

           “Dengan ucapan alhamdulillahirrabbilalamin, pimpinan sidang yang lama saya serahkan pada pimpinan sidang yang baru    

Lalu ketuk palu 1 kali.

b.    Penyidang baru:

“Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim pimpinan sidang yang baru saya terima pada pimpinan sidang yang lama    

Lalu ketuk palu 1 kali.

3.    Proses Skorsing :

a.     skorsing sidang

“Dengan ucapan alhamdulillahirrabbilalamin. sidang Saya skorsing 2x 5 menit              Lalu ketuk palu 2 kali.

b.    Mencabut Skorsing Sidang

 “Dengan ucapan bismillahirrahmanirrahim. skorsing  sidang Saya cabut

Lalu ketuk palu 2 kali.

         

4.     Proses pending

a.     Pending  sidang

“Dengan ucapan alhamdulillahirrabbilalamin, sidang Saya pending selama 1 x 24 Jam” atau dari pukul ……. Sampai pukul ……….
  Lalu ketuk palu 2 kali.

b.    Mencabut pending Sidang

“Dengan ucapan bismillahirrahmanirrahim. pending sidang Saya cabut

   Lalu ketuk palu 2 kali.

    

5.     Proses PK

a.  P K  sidang

“Dengan ucapan bismillahirrahmanirrahim, sidang Saya nyatakan resmi di PK”. 

Lalu ketuk palu 2 kali, atau

“Dengan ucapan bismillahirrahmanirrahim, bab ……. Pasal …… ayat …… poin ……….. dengan resmi Saya nyatakan di P K”.

 Lalu ketuk palu 2 kali.

b.             Mencabut PK sidang

“Dengan ucapan alhamdulillahirrabbilalamin, P K  Saya nyatakan resmi di cabut”. 

Lalu ketuk palu 2 kali

BAB  X

ETIKA PERSIDANGAN

A. Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan

1. Sebagai alat Pemecahan Masalah

2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran

3. Ciri khas masyarakat intelektual

4. Hakekat Etika persidangan adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Teknik dalam Persidangan.

B. Etika Khusus Bersidang

1.    Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif

2.    Menghindari timbulnya masalah baru

3.    Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan “adu argumen”.

4.    Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang

5.    Demi kenyamanan bersidang

BAB XI

KETENTUAN TAMBAHAN

         Hal-hal yang belum termaktub dalam pedoman persidangan ini akan dibahas dalam aturan tambahan selama tidak bertentangan dengan Pedoman Persidangan dan AD/ART lembaga kemahasiswaan.

BAB XII

PENUTUP

Pedoman persidangan yang mengacu pada AD/ART Lembaga Kemahasiswaan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya pada Musyawarah Besar lembaga kemahasiswaan Politeknik Pertanian Negeri Pangkep dan akan ditinjau kembali bila terdapat kekeliruan di dalamnya.

Ditetapkan di      : Pangkep

Hari / Tanggal     : selasa, 10 januari 2012

Waktu / pukul    : 23.20 WITA

  Mustakim                             Dirham Bakri               hasbir

Presidium Sidang I Presidium Sidang II                 Presidium Sidang III

Menyetujui,

Direktur

Pembantu Direktur III

Abdul Muthalib, SP., MP.

NIP. 19700331 199703 1 002